Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare mit Microsoft Teams

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wenn Sie an Online-Meetings, Telefonkonferenzen oder Webinaren der fmp GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft über Microsoft Teams teilnehmen (nachfolgend „Online-Meetings“).

1. Verantwortlicher

fmp GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Brühler Str. 7, 53119 Bonn. Geschäftsführer: Markus Freudenhammer, Jonas Maas, Christoph Scheur.

Telefon: +49 228 965020 0

E-Mail: info@fmpartner.de

Wenn Sie die Internetseite von Microsoft aufrufen oder die Teams-App herunterladen, ist Microsoft für diese Verarbeitung selbst verantwortlich. Für die Teilnahme genügt auch ein Browser.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten benannt: Five Consulting, Dipl.-Ing. Klaus Pampuch, Frankenforster Str. 44, 51427 Bergisch Gladbach, E-Mail: pampuch@five.consulting, Telefon: 02204-7060940.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Angaben zur Person: Anzeigename, gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Profilbild (freiwillig), bevorzugte Sprache.

Meeting-Metadaten: Thema, Datum, Uhrzeit und Dauer, Meeting-ID, Teilnehmerliste mit Beitritts- und Austrittszeit, Telefonnummer bei Einwahl per Telefon, IP-Adresse, Geräte- und Verbindungsdaten.

Inhalte: Chatnachrichten, Beiträge über Mikrofon und Kamera, geteilte Bildschirminhalte und Dateien, Reaktionen und Antworten auf Umfragen.

Kamera und Mikrofon können Sie jederzeit selbst ausschalten. Ohne Anzeigenamen und eine Verbindung zum Teams-Dienst ist eine Teilnahme technisch nicht möglich. Möchten Sie Teams nicht nutzen, sprechen Sie uns an; wir finden dann einen anderen Weg, etwa ein Telefonat.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir nutzen Teams, um Besprechungen mit Mandantinnen und Mandanten, Interessenten und Geschäftspartnern sowie interne Besprechungen durchzuführen.
Besprechungen im Rahmen eines Mandats oder zu dessen Anbahnung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Sonstige Besprechungen mit externen Teilnehmenden: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten, ortsunabhängigen Kommunikation.
Beschäftigte der fmp GmbH: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Arbeitsverhältnisses), darüber hinaus Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Aufbewahrung von Chatinhalten, die zur Handakte gehören: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 51b WPO bzw. § 66 StBerG.
Für Aufzeichnungen, Transkripte und KI-Funktionen gelten die Angaben in Abschnitt 7. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

5. Empfänger

Die Inhalte eines Online-Meetings erhalten die Teilnehmenden. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn sie gerade zur Weitergabe bestimmt sind oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Microsoft Teams wird für uns von der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, betrieben. Microsoft verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Wir haben Microsoft nach § 50a WPO und § 62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet.

6. Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Wir haben Teams so eingerichtet, dass die Daten in Rechenzentren in der Europäischen Union gespeichert werden; Microsoft verarbeitet sie im Rahmen der EU-Datengrenze (EU Data Boundary). Ein Zugriff aus Drittländern lässt sich dennoch nicht vollständig ausschließen, etwa bei Support- und Sicherheitsleistungen von Microsoft und seinen Unterauftragsverarbeitern in den USA oder wenn Teilnehmende sich selbst in einem Drittland aufhalten. Übermittlungen in die USA stützt Microsoft auf die Zertifizierung der Microsoft Corporation nach dem EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023, Art. 45 DSGVO), im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Verbindungen sind verschlüsselt.

7. Aufzeichnung, Transkription und KI-Funktionen

Die folgenden Funktionen setzen wir nur ein, wenn sie für eine Besprechung sinnvoll sind, und kündigen sie zu Beginn an. Solange eine Aufzeichnung oder Transkription läuft, zeigt Teams allen Teilnehmenden zusätzlich einen Hinweis an.
Die KI-Funktionen beruhen auf Sprachmodellen, die Microsoft innerhalb seiner Microsoft-365-Umgebung betreibt. Die Inhalte bleiben in unserer Umgebung und unterliegen denselben Regeln wie unsere übrigen Daten in Microsoft 365; Microsoft verwendet sie nicht zum Training seiner KI-Modelle. KI-erstellte Zusammenfassungen und Notizen können Fehler enthalten; wir prüfen sie, bevor wir mit ihnen arbeiten. Entscheidungen über Sie trifft die KI nicht.

Aufzeichnung

Wir zeichnen Online-Meetings nur auf, wenn wir dies vorher ankündigen und alle Teilnehmenden zugestimmt haben. Aufgezeichnet werden Ton, Bild der eingeschalteten Kameras und geteilte Bildschirminhalte. Die Aufzeichnung wird in unserer Microsoft-365-Umgebung gespeichert; Zugriff haben die Teilnehmenden aus unserem Haus.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Möchten Sie nicht aufgezeichnet werden, können Sie Kamera und Mikrofon ausschalten oder die Besprechung verlassen. Aufzeichnungen werden nach 120 Tagen automatisch gelöscht, soweit wir sie nicht ausnahmsweise zur Handakte nehmen.

Live-Untertitel und Transkription

Live-Untertitel: Teams wandelt gesprochene Beiträge in Echtzeit in Text um und zeigt ihn den Teilnehmenden an, die Untertitel eingeschaltet haben, auf Wunsch auch übersetzt in eine andere Sprache. Die Untertitel werden nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der Verständlichkeit und Barrierefreiheit der Besprechung.

Transkription: Teams erstellt ein schriftliches Protokoll des gesprochenen Worts mit den Namen der Sprechenden und Zeitangaben. Wir starten eine Transkription nur nach vorheriger Ankündigung und mit Zustimmung der Teilnehmenden; Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können. Das Transkript wird mit der Besprechung in unserer Microsoft-365-Umgebung gespeichert und nach 120 Tagen automatisch gelöscht, soweit es nicht ausnahmsweise zur Handakte gehört.

Microsoft 365 Copilot in Besprechungen

Copilot kann während einer Besprechung den bisherigen Verlauf zusammenfassen, Fragen dazu beantworten und offene Punkte und Aufgaben auflisten. Dazu verarbeitet Copilot das gesprochene Wort und den Besprechungschat. Die Antworten sieht nur die Person, die Copilot gefragt hat.

Wir nutzen Copilot nur während der Besprechung zusammen mit der Transkription. Ohne gespeichertes Transkript stehen die Inhalte nach Ende der Besprechung nicht mehr zur Verfügung; Rechtsgrundlage ist dann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser Interesse liegt darin, Besprechungsergebnisse zuverlässig festzuhalten. Wir kündigen den Einsatz zu Beginn an; widerspricht eine teilnehmende Person, verzichten wir auf Copilot. Läuft zugleich eine Transkription, gilt für das Transkript Baustein B.

Intelligente Besprechungszusammenfassung

Nach einer aufgezeichneten oder transkribierten Besprechung kann Teams aus Aufzeichnung bzw. Transkript automatisch Notizen erstellen: eine Zusammenfassung, Aufgaben, Erwähnungen von Namen und eine Gliederung nach Themen. Die Notizen stehen den Personen zur Verfügung, die auch auf Aufzeichnung oder Transkript zugreifen können. Sie beruhen auf der Einwilligung, die für Aufzeichnung bzw. Transkription erteilt wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), und werden mit diesen gelöscht.

Facilitator (KI-gestützte Besprechungsnotizen)

Mit dem Facilitator schreibt Copilot während der Besprechung fortlaufend Notizen mit, die alle Teilnehmenden in Teams sehen und bearbeiten können; er kann zudem Tagesordnung und Zeit im Blick behalten und Fragen zum Verlauf beantworten. Dafür wird die Besprechung transkribiert; es gilt Baustein B. Die Notizen werden als Datei in unserer Microsoft-365-Umgebung gespeichert, mit der Besprechung geteilt und nach 120 gelöscht, soweit sie nicht zur Handakte gehören.

Dolmetscherfunktion

Teilnehmende können sich gesprochene Beiträge in Echtzeit in eine andere Sprache übersetzen lassen. Die Übersetzung wird nur ausgegeben, nicht gespeichert; eine Speicherung erfolgt nur, wenn zugleich eine Aufzeichnung oder Transkription läuft. Eine Nachbildung Ihrer Stimme für die Übersetzung erfolgt nur, wenn Sie selbst dies in Ihren Teams-Einstellungen zulassen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der Verständigung über Sprachgrenzen hinweg.

8. Speicherdauer

Chatnachrichten aus Besprechungen im Rahmen eines Mandats gehören zur Handakte und werden zehn Jahre nach Beendigung des Auftrags gelöscht (§ 51b WPO, § 66 StBerG).
Sonstige Chatnachrichten löschen wir nach 360 Tagen.
Meeting-Metadaten und Protokolldaten werden nach 360 Tagen gelöscht.
Im Übrigen löschen wir personenbezogene Daten, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bei Zweifeln an Ihrer Identität können wir Nachweise verlangen.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

10. Änderung dieser Hinweise

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite.

Stand: 08.10.2026